Digitalisering en AI blijven hun weg vinden naar de publieke sector. De Europese IT-dienstverlener Inetum heeft een nieuwe AI-gedreven managementtool ontwikkeld die het analyseren van aanbestedingsdossiers tot wel 30% sneller laat verlopen. De oplossing is gericht op overheden en publieke instellingen, maar kan ook interessant zijn voor partners die overheidsopdrachten begeleiden of ondersteunen.
Tenderdossiers zijn vaak omvangrijk en complex, en vragen veel tijd van administratieve medewerkers. Elk document moet volledig, correct en tijdig worden nagekeken. De AI-tool van Inetum neemt dat arbeidsintensieve werk deels over, zonder de menselijke besluitvorming te vervangen.
“We ontwikkelden deze tool oorspronkelijk voor een project in Frankrijk. Toen we spraken met Het Facilitair Bedrijf in Vlaanderen, merkten we meteen de relevantie voor de Belgische markt,” zegt Steven Peirsman, Business Unit Leader Data & AI bij Inetum. “Intussen is het uitgegroeid tot een volwaardige oplossing die klaar is voor brede toepassing.”
Drie slimme functies op basis van Azure OpenAI
De nieuwe AI-tool van Inetum werd gebouwd op het Azure OpenAI-platform en bevat drie kernfuncties die samen zorgen voor meer snelheid en objectiviteit in het tenderproces:
- Automatische volledigheidscheck: de AI controleert of alle vereiste documenten (attesten, verklaringen, verzekeringen, enz.) aanwezig en geldig zijn.
- Inhoudelijke analyse en scoring: de tool vergelijkt antwoorden van kandidaten met de gestelde eisen, haalt relevante tekstfragmenten uit het dossier en kent scores toe op een schaal van 1 tot 10.
- Vergelijking tussen kandidaten: de AI markeert automatisch verschillen tussen dossiers, wat medewerkers helpt om snel inzicht te krijgen in sterke en zwakke punten per voorstel.
Belangrijk: de tool vervangt geen ambtenaren, maar ondersteunt hen bij repetitieve taken, zodat zij zich kunnen focussen op strategische en inhoudelijke analyses.
Franse regio Est Ensemble als eerste gebruiker
De eerste concrete toepassing is inmiddels een feit. Est Ensemble, een intercommunale in het noordoosten van Parijs, gebruikt de tool al in de praktijk. Deze regio, die negen gemeenten verenigt, zet volop in op digitale transformatie binnen stedelijke ontwikkeling, milieu en huisvesting.
“Met deze tool hoeven onze medewerkers zich niet meer te verliezen in repetitieve checks,” zegt Thierry Moisson-Bonnevie, CIO van Est Ensemble. “Elke tender wordt nu op dezelfde manier beoordeeld – objectief, gestructureerd en met meer transparantie.”
Ook kansen voor Belgische overheden en partners
Volgens Inetum groeit de interesse ook in België. De tool werd reeds besproken in meerdere aanbestedingsprocedures en klantgesprekken.
“De reacties zijn zeer positief, vooral vanwege de efficiëntiewinst,” aldus Steven Peirsman. “We zetten hiermee een stap richting een modernere publieke dienstverlening – voor ambtenaren, burgers én leveranciers.”
Deze AI-oplossing opent ook nieuwe perspectieven voor distributeurs en integratoren die actief zijn binnen het overheidssegment. Partners die oplossingen aanreiken rond digitalisering, compliance of procesautomatisering, kunnen hier een waardevol aanbod aan koppelen.
